R.H. Mude para melhor, simplifique

Olhe para o lado e você verá pessoas que se dão bem num meio burocrático, cheio de regras, papéis e ordens inúteis. É uma maneira de manterem-se ocupadas quando não há trabalho inteligente a fazer. Mas, claro, você não é um desses. Abaixo oito sugestões para quem deseja ser melhor que a maldita burocracia: 

1. Jogue tudo no lixo. Se for importante, quem mandou vai guardar. Se um dia você precisar, é só pedir. Se não for importante, guardar só vai ocupar espaço em arquivos e memórias. 

2. Suspenda as cópias. “O número de cópias pode se reduzir em quase 80% e a vida continua igualzinha”. Além do tempo de quem tira e de quem recebe cópias, economiza-se envelopes, malotes, bilhetinhos explicativos e emails. E poupa-se o meio ambiente. 

3. Estabeleça regras para os emails. Nenhuma mensagem por e-mail pode ter mais que 20 linhas. Nenhuma mensagem pode ter “cópia para”. Se alguém mais precisa saber, quem recebeu a mensagem original se encarrega de avisar. 

4. Audite os documentos. A maioria não serve para nada prático, além do registro de dados inúteis. A parte que serve para alguma coisa, quase sempre poderia ter metade do tamanho: ou tem vias demais ou assinaturas em excesso.

5. O precioso tempo. Em reuniões e apresentações estabeleça previamente o tempo que cada um vai ter. Apresentações longas em reunião perdem o foco. 

6. Quem deve receber o quê. Uma vez por mês, coloque na sala todas as pessoas que recebem cópias de alguma coisa e pergunte a cada uma se o que está recebendo é realmente necessário, no todo ou em parte. As respostas serão sempre surpreendentes: a maioria dispensaria mais da metade do que está recebendo. 

7. Quebre o desnecessário. Ao receber um memorando ou um e-mail desnecessário, responda: “Você não precisava ter escrito isso. Bastava me ligar”. Ou então: “Esse é um assunto sobre o qual poderíamos ter conversado no corredor, a qualquer hora”. 

8. Pense antes de assinar um documento. Já que sua assinatura é necessária e importante em um documento, aproveite e pergunte se o documento é realmente importante, ou se não poderia ser juntado a outro. “Quem receber essa sua mensagem se dará, no mínimo, ao trabalho de respondê-la. Para responder, terá que pensar. E gente que pensa é o inimigo número 1 da burocracia”.

Prática ou Gramática

A coisa mais atraente que existe neste mundo é a teoria. Sabe por quê? Toda boa teoria é fácil de ser criada, simples de ser admirada e ótima de se transformar numa crença. Teorizar é tão envolvente que, sem o devido cuidado, acaba-se ficando com a cabeça nas nuvens e esquecendo de que os pés e resto do corpo vivem, de fato, no mundo das ações.

Já a prática não é assim. Você deve ter observado que as pessoas comuns são de falar amplamente mais do que de promoverem realizações. Pôr uma teoria em prática é algo que requer esforço e inteligência; às vezes sofrimento, luta contra resistências e quebra de pressupostos interiores. Mas o desenvolvimento humano decorre do percurso constante e ininterrupto sobre a via que liga a teoria à prática - tanto em ir, quanto em vir. Ter a habilidade de comutar entre a teoria e a prática, e vice-versa, é a grande sabedoria desta vida.

Tudo o que se aprende através do estudo, deve-se buscar praticar. É só assim que o conhecimento não se evapora como um sonho irreal, simples de ser falado e só! Por outro lado, o que se pratica deve-se igualmente transformar numa idéia teórica, pois, deste modo, será possível ensiná-lo a alguém, quando necessário for.

Uma empresa precisa de livros e revistas. Deve possibilitar e facilitar que seus colaboradores os leiam, participem de fóruns, palestras e outros meios de acesso a grandes e elevadas idéias. Isto abre espaço para a inovação e às inspirações que trazem melhorias, a começar dos clientes. Mas um perigo enorme atinge o ambiente onde as pessoas estão demais presas a teorias. Torna-se confuso, repleto de frases de efeito intangíveis. A visão sobre o que fazer e como fazer é nebulosa aí. Uma empresa existe e se sustenta de resultados, isto é, de idéias que se transformam em feitos palpáveis.

Salutar é a validação da teoria com prática. Quando esta é a opção escolhida, as pessoas se tornam hábeis em tomar atitudes e decidir. Desaparece a tendência natural de ver dificuldades e impor objeções a tudo, especialmente onde e quando elas não existem.  O que fazer se o blá-blá-blá já tomou o lugar da prática, seja onde for? O remédio é diminuir o volume de informações. Faça um break. Depois, promova uma seleção do que for realmente factível e aplicável às situações próprias do ambiente. Esforce-se para colocá-las em exercício e vê-las concretizadas. Comece pelas idéias mais simples. Assim, haverá o sentimento de realização e entusiasmo que se transforma em combustível para a realimentação deste processo, infinitamente.

Teoria e prática são complementares; nunca excludentes. Uma sem a outra pode ser tão inadequado quanto uma carroça sem cavalos.

Agora, que tal pararmos de conversa e por a mão na massa?

$uce$$o

Jorge Vieira

Feedforward - Sugestões para o futuro

Dar e receber feedback há muito é considerada habilidade essencial a um líder. As pessoas precisam saber como estão se saindo, se seu desempenho está atendendo às expectativas e como podem melhorar. Tradicionalmente, os líderes passam essas informações em forma de feedback e recebem de volta em forma de sugestões, idéias inovadoras para produtos e serviços e opiniões a respeito de seu estilo de liderança.

Essas informações compõem o feedback em 360 graus, mas seu foco é em eventos do passado, e não nas infinitas possibilidades do futuro. O feedback é limitado e estático, e não expansivo e dinâmico.

Observei mais de 5.000 líderes em duas atividades. Em uma delas, eles eram solicitados a oferecer feedforward – dar a alguém sugestões para o futuro que tivessem o máximo de utilidade. Na outra, eles deveriam receber feedforward – receber sugestões para o futuro e aprender ao máximo com elas. Feedback relativo ao passado era proibido.

Neste exercício de feedforward, as pessoas deveriam:

•   Escolher uma mudança de comportamento que fizesse uma diferença positiva na vida.

•      Descrever este comportamento para os colegas.

•      Pedir duas sugestões para esta mudança de comportamento.

•      Ouvir as sugestões e tomar notas sem fazer comentários.

•      Agradecer pelas sugestões.

•      Perguntar aos outros o que eles gostariam de mudar.

•      Oferecer feedforward – duas sugestões destinadas a ajudar na mudança.

•      Responder “Foi um prazer” a cada um que agradecesse.

Dar e receber feedforward é uma atividade que não leva mais de dois minutos, e no entanto, ao descrevê-la, as pessoas empregam palavras como “ótimo, estimulante, útil, divertido”. É difícil imaginar alguém dizendo que feedback é divertido!

Dez Razões para Experimentar o Feedforward

As pessoas gostam de receber feedforward por 10 boas razões:

1.   Podemos mudar o futuro, não o passado. O feedforward ajuda a visualizar e enfocar um futuro positivo, em vez de um passado negativo. Quando oferecemos a alguém boas idéias, aumentamos suas chances de sucesso.

2.   É mais produtivo ajudar um indivíduo a estar certo do que provar que ele estava errado. Feedback negativo geralmente se resume em provar que o outro está errado, o que só serve para deixar quem escuta na defensiva e fazer quem fala se sentir desconfortável. Mesmo o feedback construtivo costuma ser visto como negativo. O feedforward é positivo, porque se concentra nas soluções.

3.   Gente bem-sucedida gosta de receber sugestões que contribuam para alcançar suas metas. Essas pessoas tendem a resistir a opiniões negativas, aceitando bem apenas o feedback que esteja de acordo com a maneira como se vêem. Elas são sensíveis ao feedforward – e gostam.

4.   O feedforward pode vir de qualquer um que conheça o assunto, ainda que não conheça a pessoa que escuta. Praticamente qualquer um é capaz de lhe oferecer idéias para melhorar, ainda que vocês não se conheçam. O feedback exige que as pessoas se conheçam. O feedforward só requer boas idéias.

5.   Às vezes, as pessoas levam o feedback para o lado pessoal. Com o feedforward, isso não acontece. A idéia do feedback construtivo é enfocar o desempenho, e não a pessoa. Ainda assim, muitas vezes o feedback é levado para o lado pessoal.

6.   O feedforward parte do princípio de que as pessoas são capazes de fazer mudanças positivas para o futuro. O feedback tende a reforçar os estereótipos, as previsões de auto-satisfação e o sentimento de fracasso. Quantos de nós já fomos “ajudados” pela mulher (ou marido), por um amigo ou colega de trabalho, que desfiou o rosário dos nossos pecados e defeitos? Feedback negativo reforça a mensagem “Você é assim”.

7.   A maioria das pessoas odeia dar e receber feedback negativo. A maioria das pessoas não é muito boa em dar ou receber feedback negativo. Nós nem valorizamos as habilidades mais positivas de “oferecer feedback oportuno” nem “estimulamos e aceitamos a crítica construtiva”.

8.   O feedforward trabalha mais ou menos com o mesmo material do feedback, mas de maneira mais positiva. Vamos imaginar que você tenha feito uma apresentação fraquíssima. Usando uma abordagem de feedforward, o seu gerente ajuda a preparar apresentações futuras, fazendo sugestões específicas de modo positivo, em vez de fazer você “reviver” a experiência humilhante.

9.   O feedforward tende a ser mais eficiente e eficaz que o feedback. Ao oferecer sugestões, você pode dizer: “Aqui estão quatro idéias para o futuro, sugeridas com espírito positivo. Se você só usar duas, ótimo. Apenas ignore as que não fizerem sentido.” Com esta abordagem, não há desperdício de tempo comentando as idéias ou tentando provar que estão erradas.

10. O feedforward pode ser empregado com gerentes, colegas de trabalho e membros da equipe. Certa ou erradamente, o feedback está associado a julgamento, o que pode levar a resultados muito negativos. O feedforward não implica julgamento superior. Como seu principal foco é ser útil, é mais fácil de ouvir. Convide o seu pessoal a perguntar “Como posso ajudar nossa equipe no futuro?” e ouça o feedforward dos membros da equipe.

Portanto, além do feedback, passe a trabalhar com o feedforward, e torne a sua vida e o seu ambiente de trabalho mais agradáveis. Com o feedforward, você não apenas transmite a mensagem certa, como garante que aquele que ouve seja mais receptivo ao conteúdo, mais aberto à mudança e mais voltado para as promessas do futuro do que para as falhas do passado.

AÇÃO: Experimente este exercício de feedforward.

A força da rádio-peão

Como um profissional (de qualquer área) pode usar a rádio peão a seu favor?

A rádio-peão existe em qualquer empresa. Ela deve ser usada para transformar o ambiente de trabalho o mais agradável possível. Sabendo que ela existe, o executivo deve conhecer quem são os formadores de opinião, quais as "pautas" mais abordadas e como ele deve utilizar a ferramenta a seu favor, como sua aliada. A rádio-peão é um canal não-oficial e oficioso. A empresa que consegue se equilibrar na comunicação não terá a rádio-peão como uma dor de cabeça. Será apenas uma manifestação natural e que jamais será extinta, pois é um processo humano se comunicar, interagir, comentar, concordar ou discordar de ações, palavras e atitudes.

Como os funcionários de um modo geral podem usar a rádio peão?

O funcionário precisa estar atento às notícias veiculadas pela rádio-peão. Muitas vezes ele precisa checar se a informação divulgada é verdadeira ou não. O rumor atende ao que chamamos a uma condição natural do ser humano de querer saber o que está acontecendo e procurar meios para sua segurança. Já cansei de ver pessoas com crises profundas, estresse e sintomas péssimos de saúde por ouvirem notícias que não eram verdadeiras. A rádio-peão pode gerar prejuízos para a empresa, porque dá mais atenção à fofoca do que ao trabalho. E a solução para combater a fofoca parece simples: ser mais rápido do que ela, com uma comunicação interna eficiente e que tenha foco no trabalho.

Muitas vezes a rádio peão é mais rápida e eficiente do que os comunicados oficiais sobre demissões ou contratações. Por que isso acontece?

Porque a notícia vaza em algum momento do processo: seja quando for desenhado o layout do comunicado ou quando ele for traduzido ou até durante sua aprovação. Neste trajeto, a informação passa por diversas áreas, diversas mãos. O importante é manter o sigilo, envolver poucas pessoas e ter um processo estruturado. A rádio-peão é uma realidade que não deve ser preocupação quando a comunicação entre todos na empresa, especialmente na direção, for clara, definida e sem segredos e meias-palavras. Toda vez que a comunicação acontecer assim, verdadeira e sem rodeios, a rádio-peão será um termômetro que não sinaliza febre, mas temperatura ambiente, normal e equilibrada.

A rádio peão atrapalha o trabalho do RH?

Quando se fala em comunicação interna se fala em compromisso, comprometimento. Nisso não podemos deixar de comentar sobre o papel das chefias e gerências no processo. Elas são partes fundamentais e devem ser os primeiros a se preocuparem com a comunicação interna, não deixando a responsabilidade apenas a cargo do RH. A responsabilidade é de todos. Comunicar, clara e indistintamente, é uma obrigação da empresa, pois assim pode tornar seus colaboradores comprometidos e engajados no objetivo da empresa. Até porque hoje, no mundo dos negócios, a palavra parceria é fundamental.

A arte de conviver com pessoas insuportáveis no trabalho

Não importa qual o ramo de atividade que exercemos, mais cedo ou mais tarde temos que conviver com pessoas com um temperamento difícil. O que fazer? Criamos apelidos para os tipinhos insólitos que aparecem nos escritórios e ensinar de uma maneira divertida como neutralizar as más influências.

Os insuportáveis podem ser de dois tipos. O primeiro deles: a pessoa é insuportável e pode até precisar de terapia porque não sabe que é assim. No segundo, a pessoa está insuportável porque teve uma semana ruim, está se sentindo mal. "Pelo menos um dia na vida a gente é insuportável".

"A primeira providência é perceber que você também é uma pessoa insuportável. Eu mesma sou a insuportável número um! todo o exercício de lidar com pessoas com quem você não se dá bem tem como primeiro momento o autoconhecimento. "Pode ter certeza, em algum momento de sua vida você foi (ou é) insuportável para alguém. Então você tem que refletir sobre as suas atitudes para que o clima do escritório não piore".

Num segundo momento, tente entender a chatice de seu colega descobrindo o que o leva a agir assim. "Se você sabe que alguém dormiu mal, está com uma mãe doente e essa pessoa te dá uma patada, você acaba relevando. É claro que isso não pode acontecer sempre, mas se você está ciente de que a irritação não é com você, a sua dor de cabeça ou sua raiva evaporam". Finalmente, tente sinalizar que esse tipo de atitude incomoda e muito. "Quando você percebe que está sendo chato e por isso as pessoas se afastam de você, não há quem não tente melhorar".

Conheça os principais tipinhos difíceis de escritório e aprenda a lidar com eles:

Brucutu

Perfil
É aquele que sente prazer especial em humilhar as pessoas, principalmente os subordinados. Ele grita, dá respostas grosseiras e parece que nem percebe o quanto magoa os que estão ao seu redor. Geralmente, ou você engole, ou vira brucutu também. Nenhuma das duas alternativas é interessante.

Por que ele é assim?

Um brucutu pode ter acordado com o pé esquerdo, estar de TPM, "a Tendência Para Matar". Geralmente tratam mal os subordinados porque acham que têm poder suficiente para escapar de protestos.

O que fazer

Quando alguém estiver explodindo com você, deixe que a pessoa fale tudo o que quer. "Espere acabar a corda". Fique parado na mesma posição. "É estranho, mas em todas as pesquisas que fiz, quando alguém se move numa situação dessas, a pessoa que está explodindo fica ainda mais brava". Finalmente, depois que o brucutu se calar, diga em um tom de voz calmo e baixo que você é um profissional, que merece ser respeitado e de gostaria muito que isso não acontecesse mais. "Pode acreditar, o brucutu se desmonta na hora porque ele percebe que reagiu de forma errada". 

Sabe-tudo

Perfil
Sabe aquele chato que sempre te corta no meio de uma reunião porque ele tem certeza de que sabe muito mais sobre o assunto? Também é aquele que fica o tempo todo contando vantagem, falando da viagem sensacional que fez, do melhor restaurante da cidade que só ele conhece, do carrão que comprou.

Por que ele é assim?

Pessoas que tentam mostrar o tempo todo o como são melhores têm um profundo complexo de inferioridade, são muito inseguras.

O que fazer?

Vire o melhor ouvinte do mundo. Não tente dizer que o seu é melhor ou que você não acha a nova camisa dele tão fantástica assim. Quanto mais você der corda, mais ele vai querer se exibir.

Kid Tocaia

Perfil
O mais nocivo de todos. É aquele colega que faz de tudo para que você fique mal diante dos olhos do seu chefe e que comemora secretamente cada falha que ele vê em você. Fofoqueiro, costuma dar umas alfinetadas em você no meio de uma rodinha e depois solta um "eu tava brincando, amigo / a!".

Por que ele é assim?

O Kid Tocaia quer alguma coisa que você tem. Pode ser seu cargo, seu cabelo, seu namorado. São patologicamente invejosos.

O que fazer

É preciso estar atento para que as mentiras espalhadas pelo Kid Tocaia não acabem com a sua imagem na empresa. "O mais complicado é segurar a vontade de sair no braço com o invejoso, mas não adianta revidar. Se você estiver explodindo, vá ao banheiro mais próximo e dê uns gritos de caratê para aliviar a tensão". Não adianta ficar remoendo o ódio, afinal de contas você não é culpado pela inveja do Kid. "Dedique-se ao seu lazer. Pegue um dia para dar um passeio sozinho. Não adianta ficar acumulando a raiva porque isso faz mal à saúde e atrapalha ainda mais o seu trabalho".

Frente fria

Perfil
Uma nuvem preta paira apenas sobre a cabeça dele. Tudo está ruim e a pessoa se sente tão mal com tudo e todos que contamina o escritório.

Por que ele é assim?

Os frente fria são pessoas muito melancólicas, que optaram por olhar sempre para o lado negativo das coisas. Sabe aquela história de ver que o copo está meio vazio?

O que fazer

Não tente argumentar ou brincar. Eles vão inverter tudo que você disser e achar ainda mais "provas" de que o mundo vai acabar antes das seis da tarde. Principalmente, NUNCA mude seus planos por causa de uma opinião do frente fria.

Disque problema

Perfil
Primo do frente fria, é viciado em reclamar. Se trocam os computadores, reclama que não vai saber mexer nos programas novos. Se pintam as paredes, reclama que o ambiente ficou muito claro.

Por que ele é assim?

Para essas pessoas, reclamar é um vício. É impressionante como eles conseguem estragar a melhor das intenções.

O que fazer

Chame a pessoa para conversar e fale francamente o que você acha das atitudes dela. Não tente atacar, a conversa tem que ser bastante amigável. Você pode até começar brincando, chamando a pessoa de reclamona. "Na hora o Disque Problema pode fugir da conversa, mas com certeza no dia seguinte ele vai falar com você e tentar reclamar menos".

Depois destas dicas a pergunta é:

Você é uma pessoa INSUPORTÁVEL?

Pense nisto

Jorge Vieira da Rocha