quarta-feira, 9 de março de 2011

Você é diretor de uma empresa

Você é diretor de uma indústria de geladeiras. O mercado vai de vento em popa e a diretoria decidiu duplicar o tamanho da fábrica. No meio da construção, os economistas americanos prevêem uma recessão, com grande alarde na imprensa. A diretoria da empresa, já com um fluxo de caixa apertado, decide, pelo sim, pelo não, economizar 20 milhões de dólares. Sua missão é determinar onde e como realizar esse corte nas despesas.

Esse é o resumo de um dos muitos estudos de caso que tive para resolver no mestrado de administração, que me marcou e merece ser relatado. O professor chamou um colega ao lado para começar a discussão. O primeiro tem sempre a obrigação de trazer à tona as questões mais relevantes, apontar as variáveis críticas, separar o joio do trigo e apresentar um início de solução.

"Antes de mais nada, eu mandaria embora 620 funcionários não essenciais, economizando 12 200 000 dólares. Postergaria, por seis meses os gastos com propaganda, porque nossa marca é muito forte. Cancelaria nossos programas de treinamento por um ano, já que estaremos em compasso de espera. Finalmente, cortaria 95% de nossos projetos sociais, afinal nossa sobrevivência vem em primeiro lugar". É exatamente isso que as empresas brasileiras estão fazendo neste momento, muitas até premiadas por sua "responsabilidade social". Terminada a exposição, o professor se dirigiu ao meu colega e disse:

-Levante-se e saia da sala.

-Desculpe, professor, eu não entendi - disse John, meio aflito.

-Eu disse para sair desta sala e nunca mais voltar. Eu disse: PARA FORA! Nunca mais ponha os pés aqui em Harvard. Ficamos todos boquiabertos e com os cabelos em pé. Nem um suspiro. Meu colega começou a soluçar e, cabisbaixo, se preparou para deixar a sala. O silêncio era sepulcral. Quando estava prestes a sair, o professor fez seu último comentário:

-Agora vocês sabem o que é ser despedido. Ser despedido sem mostrar nenhuma deficiência ou incompetência, mas simplesmente porque um bando de prima-donas em Washington meteu medo em todo mundo. Nunca mais na vida despeçam funcionários como primeira opção. Despedir gente é sempre a última alternativa.

Aquela aula foi uma lição e tanto. É fácil despedir 620 funcionários como se fossem simples linhas de uma planilha eletrônica, sem ter de olhar cara a cara para as pessoas demitidas. É fácil sair nos jornais prevendo o fim da economia ou aumentar as taxas de juros para 25% quando não é você quem tem de despedir milhares de funcionários nem pagar pelas conseqüências. Economistas, pelo jeito, nunca chegam a estudar casos como esse nos cursos de política monetária.  Se você decidiu reduzir seus gastos familiares "só para se garantir", também estará despedindo pessoas e gerando uma recessão. Se todas as empresas e famílias cortarem seus gastos a cada previsão de crise, criaremos crises de fato, com mais desemprego e mais recessão. A solução para crises é reservas e poupança, poupança previamente acumulada.

O correto é poupar e fazer reservas públicas e privadas, nos anos de vacas gordas para não ter de despedir pessoas nem reduzir gastos nos anos de vacas magras, conselho milenar. Poupar e fazer caixa no meio da crise é dar um tiro no pé. Demitir funcionários contratados a dedo, talentos do presente e do futuro, é suicídio.  Se todos constituíssem reservas, inclusive o governo, ninguém precisaria ficar apavorado, e manteríamos o padrão de vida, sem cortar despesas. Se a crise for maior que as reservas, aí não terá jeito, a não ser apertar o cinto, sem esquecer aquela memorável lição: na hora de reduzir custos, os seres humanos vêm em último lugar.


"Não são nossos talentos que mostram aquilo que realmente somos, mas sim as nossas escolhas."

Uma boa Estratégia

Uma velha senhora foi para um safari na África e levou seu velho vira-lata com ela. Um dia, caçando borboletas, o velho cão, de repente, deu-se conta de que estava perdido. Vagando a esmo, procurando o caminho de volta, o velho cão percebe que um jovem leopardo o viu e caminha em sua direção, com intenção de conseguir um bom almoço.

O cachorro velho pensa: -'Oh, oh! Estou mesmo enrascado! Olhou à volta e viu ossos espalhados no chão por perto. Em vez de apavorar-se mais ainda, o velho cão ajeita-se junto ao osso mais próximo, e começa a roê-lo, dando as costas ao predador...

Quando o leopardo estava a ponto de dar o bote, o velho cachorro exclama bem alto: - Cara, este leopardo estava delicioso! Será que há outros por aí? Ouvindo isso, o jovem leopardo, com um arrepio de terror, suspende seu ataque, já quase começado, e se esgueira na direção das árvores.

-Caramba! Pensa o leopardo, essa foi por pouco! O velho vira-lata quase me pega!

Um macaco, numa árvore ali perto, viu toda a cena e logo imaginou como fazer bom uso do que vira: em troca de proteção para si, informaria ao predador que o vira-lata não havia comido leopardo algum. E assim foi rápido, em direção ao leopardo. Mas o velho cachorro o vê correndo na direção do predador em grande velocidade, e pensa: -Aí tem coisa!

O macaco logo alcança o felino, cochicha-lhe o que interessa e faz um acordo com o leopardo. O jovem leopardo fica furioso por ter sido feito de bobo, e diz: -'Aí, macaco! Suba nas minhas costas para você ver o que acontece com aquele cachorro abusado!' Agora, o velho cachorro vê um leopardo furioso, vindo em sua direção, com um macaco nas costas, e pensa:

-E agora, o que é que eu posso fazer?

Mas, em vez de correr (sabe que suas pernas doloridas não o levariam longe...) o cachorro senta, mais uma vez dando costas aos agressores, e fazendo de conta que ainda não os viu, e quando estavam perto o bastante para ouvi-lo, o velho cão diz:

-'Cadê o filha da mãe daquele macaco? Tô morrendo de fome!
Ele disse que ia trazer outro leopardo para mim e não chega nunca! '

Moral da história: não mexa com cachorro velho... Idade e habilidade se sobrepõem à juventude e intriga. Sabedoria só vem com idade e experiência.

Pense nisto

Jorge Vieira

R.H. Mude para melhor, simplifique

Olhe para o lado e você verá pessoas que se dão bem num meio burocrático, cheio de regras, papéis e ordens inúteis. É uma maneira de manterem-se ocupadas quando não há trabalho inteligente a fazer. Mas, claro, você não é um desses. Abaixo oito sugestões para quem deseja ser melhor que a maldita burocracia: 

1. Jogue tudo no lixo. Se for importante, quem mandou vai guardar. Se um dia você precisar, é só pedir. Se não for importante, guardar só vai ocupar espaço em arquivos e memórias. 

2. Suspenda as cópias. “O número de cópias pode se reduzir em quase 80% e a vida continua igualzinha”. Além do tempo de quem tira e de quem recebe cópias, economiza-se envelopes, malotes, bilhetinhos explicativos e emails. E poupa-se o meio ambiente. 

3. Estabeleça regras para os emails. Nenhuma mensagem por e-mail pode ter mais que 20 linhas. Nenhuma mensagem pode ter “cópia para”. Se alguém mais precisa saber, quem recebeu a mensagem original se encarrega de avisar. 

4. Audite os documentos. A maioria não serve para nada prático, além do registro de dados inúteis. A parte que serve para alguma coisa, quase sempre poderia ter metade do tamanho: ou tem vias demais ou assinaturas em excesso.
5. O precioso tempo. Em reuniões e apresentações estabeleça previamente o tempo que cada um vai ter. Apresentações longas em reunião perdem o foco. 

6. Quem deve receber o quê. Uma vez por mês, coloque na sala todas as pessoas que recebem cópias de alguma coisa e pergunte a cada uma se o que está recebendo é realmente necessário, no todo ou em parte. As respostas serão sempre surpreendentes: a maioria dispensaria mais da metade do que está recebendo. 

7. Quebre o desnecessário. Ao receber um memorando ou um e-mail desnecessário, responda: “Você não precisava ter escrito isso. Bastava me ligar”. Ou então: “Esse é um assunto sobre o qual poderíamos ter conversado no corredor, a qualquer hora”. 

8. Pense antes de assinar um documento. Já que sua assinatura é necessária e importante em um documento, aproveite e pergunte se o documento é realmente importante, ou se não poderia ser juntado a outro. “Quem receber essa sua mensagem se dará, no mínimo, ao trabalho de respondê-la. Para responder, terá que pensar. E gente que pensa é o inimigo número 1 da burocracia”.

Prática ou Gramática

A coisa mais atraente que existe neste mundo é a teoria. Sabe por quê? Toda boa teoria é fácil de ser criada, simples de ser admirada e ótima de se transformar numa crença. Teorizar é tão envolvente que, sem o devido cuidado, acaba-se ficando com a cabeça nas nuvens e esquecendo de que os pés e resto do corpo vivem, de fato, no mundo das ações.

Já a prática não é assim. Você deve ter observado que as pessoas comuns são de falar amplamente mais do que de promoverem realizações. Pôr uma teoria em prática é algo que requer esforço e inteligência; às vezes sofrimento, luta contra resistências e quebra de pressupostos interiores. Mas o desenvolvimento humano decorre do percurso constante e ininterrupto sobre a via que liga a teoria à prática - tanto em ir, quanto em vir. Ter a habilidade de comutar entre a teoria e a prática, e vice-versa, é a grande sabedoria desta vida.

Tudo o que se aprende através do estudo, deve-se buscar praticar. É só assim que o conhecimento não se evapora como um sonho irreal, simples de ser falado e só! Por outro lado, o que se pratica deve-se igualmente transformar numa idéia teórica, pois, deste modo, será possível ensiná-lo a alguém, quando necessário for.

Uma empresa precisa de livros e revistas. Deve possibilitar e facilitar que seus colaboradores os leiam, participem de fóruns, palestras e outros meios de acesso a grandes e elevadas idéias. Isto abre espaço para a inovação e às inspirações que trazem melhorias, a começar dos clientes. Mas um perigo enorme atinge o ambiente onde as pessoas estão demais presas a teorias. Torna-se confuso, repleto de frases de efeito intangíveis. A visão sobre o que fazer e como fazer é nebulosa aí. Uma empresa existe e se sustenta de resultados, isto é, de idéias que se transformam em feitos palpáveis.

Salutar é a validação da teoria com prática. Quando esta é a opção escolhida, as pessoas se tornam hábeis em tomar atitudes e decidir. Desaparece a tendência natural de ver dificuldades e impor objeções a tudo, especialmente onde e quando elas não existem.  O que fazer se o blá-blá-blá já tomou o lugar da prática, seja onde for? O remédio é diminuir o volume de informações. Faça um break. Depois, promova uma seleção do que for realmente factível e aplicável às situações próprias do ambiente. Esforce-se para colocá-las em exercício e vê-las concretizadas. Comece pelas idéias mais simples. Assim, haverá o sentimento de realização e entusiasmo que se transforma em combustível para a realimentação deste processo, infinitamente.

Teoria e prática são complementares; nunca excludentes. Uma sem a outra pode ser tão inadequado quanto uma carroça sem cavalos.

Agora, que tal pararmos de conversa e por a mão na massa?

$uce$$o

Jorge Vieira

Feedforward - Sugestões para o futuro

Dar e receber feedback há muito é considerada habilidade essencial a um líder. As pessoas precisam saber como estão se saindo, se seu desempenho está atendendo às expectativas e como podem melhorar. Tradicionalmente, os líderes passam essas informações em forma de feedback e recebem de volta em forma de sugestões, idéias inovadoras para produtos e serviços e opiniões a respeito de seu estilo de liderança.
Essas informações compõem o feedback em 360 graus, mas seu foco é em eventos do passado, e não nas infinitas possibilidades do futuro. O feedback é limitado e estático, e não expansivo e dinâmico.
Observei mais de 5.000 líderes em duas atividades. Em uma delas, eles eram solicitados a oferecer feedforward – dar a alguém sugestões para o futuro que tivessem o máximo de utilidade. Na outra, eles deveriam receber feedforward – receber sugestões para o futuro e aprender ao máximo com elas. Feedback relativo ao passado era proibido.
Neste exercício de feedforward, as pessoas deveriam:
   Escolher uma mudança de comportamento que fizesse uma diferença positiva na vida.
      Descrever este comportamento para os colegas.
      Pedir duas sugestões para esta mudança de comportamento.
      Ouvir as sugestões e tomar notas sem fazer comentários.
      Agradecer pelas sugestões.
      Perguntar aos outros o que eles gostariam de mudar.
      Oferecer feedforward – duas sugestões destinadas a ajudar na mudança.
      Responder “Foi um prazer” a cada um que agradecesse.
Dar e receber feedforward é uma atividade que não leva mais de dois minutos, e no entanto, ao descrevê-la, as pessoas empregam palavras como “ótimo, estimulante, útil, divertido”. É difícil imaginar alguém dizendo que feedback é divertido!
Dez Razões para Experimentar o Feedforward
As pessoas gostam de receber feedforward por 10 boas razões:
1.   Podemos mudar o futuro, não o passado. O feedforward ajuda a visualizar e enfocar um futuro positivo, em vez de um passado negativo. Quando oferecemos a alguém boas idéias, aumentamos suas chances de sucesso.
2.   É mais produtivo ajudar um indivíduo a estar certo do que provar que ele estava errado. Feedback negativo geralmente se resume em provar que o outro está errado, o que só serve para deixar quem escuta na defensiva e fazer quem fala se sentir desconfortável. Mesmo o feedback construtivo costuma ser visto como negativo. O feedforward é positivo, porque se concentra nas soluções.
3.   Gente bem-sucedida gosta de receber sugestões que contribuam para alcançar suas metas. Essas pessoas tendem a resistir a opiniões negativas, aceitando bem apenas o feedback que esteja de acordo com a maneira como se vêem. Elas são sensíveis ao feedforward – e gostam.
4.   O feedforward pode vir de qualquer um que conheça o assunto, ainda que não conheça a pessoa que escuta. Praticamente qualquer um é capaz de lhe oferecer idéias para melhorar, ainda que vocês não se conheçam. O feedback exige que as pessoas se conheçam. O feedforward só requer boas idéias.
5.   Às vezes, as pessoas levam o feedback para o lado pessoal. Com o feedforward, isso não acontece. A idéia do feedback construtivo é enfocar o desempenho, e não a pessoa. Ainda assim, muitas vezes o feedback é levado para o lado pessoal.
6.   O feedforward parte do princípio de que as pessoas são capazes de fazer mudanças positivas para o futuro. O feedback tende a reforçar os estereótipos, as previsões de auto-satisfação e o sentimento de fracasso. Quantos de nós já fomos “ajudados” pela mulher (ou marido), por um amigo ou colega de trabalho, que desfiou o rosário dos nossos pecados e defeitos? Feedback negativo reforça a mensagem “Você é assim”.
7.   A maioria das pessoas odeia dar e receber feedback negativo. A maioria das pessoas não é muito boa em dar ou receber feedback negativo. Nós nem valorizamos as habilidades mais positivas de “oferecer feedback oportuno” nem “estimulamos e aceitamos a crítica construtiva”.
8.   O feedforward trabalha mais ou menos com o mesmo material do feedback, mas de maneira mais positiva. Vamos imaginar que você tenha feito uma apresentação fraquíssima. Usando uma abordagem de feedforward, o seu gerente ajuda a preparar apresentações futuras, fazendo sugestões específicas de modo positivo, em vez de fazer você “reviver” a experiência humilhante.
9.   O feedforward tende a ser mais eficiente e eficaz que o feedback. Ao oferecer sugestões, você pode dizer: “Aqui estão quatro idéias para o futuro, sugeridas com espírito positivo. Se você só usar duas, ótimo. Apenas ignore as que não fizerem sentido.” Com esta abordagem, não há desperdício de tempo comentando as idéias ou tentando provar que estão erradas.
10. O feedforward pode ser empregado com gerentes, colegas de trabalho e membros da equipe. Certa ou erradamente, o feedback está associado a julgamento, o que pode levar a resultados muito negativos. O feedforward não implica julgamento superior. Como seu principal foco é ser útil, é mais fácil de ouvir. Convide o seu pessoal a perguntar “Como posso ajudar nossa equipe no futuro?” e ouça o feedforward dos membros da equipe.
Portanto, além do feedback, passe a trabalhar com o feedforward, e torne a sua vida e o seu ambiente de trabalho mais agradáveis. Com o feedforward, você não apenas transmite a mensagem certa, como garante que aquele que ouve seja mais receptivo ao conteúdo, mais aberto à mudança e mais voltado para as promessas do futuro do que para as falhas do passado.

AÇÃO: Experimente este exercício de feedforward.

A força da rádio-peão

Como um profissional (de qualquer área) pode usar a rádio peão a seu favor?
A rádio-peão existe em qualquer empresa. Ela deve ser usada para transformar o ambiente de trabalho o mais agradável possível. Sabendo que ela existe, o executivo deve conhecer quem são os formadores de opinião, quais as "pautas" mais abordadas e como ele deve utilizar a ferramenta a seu favor, como sua aliada. A rádio-peão é um canal não-oficial e oficioso. A empresa que consegue se equilibrar na comunicação não terá a rádio-peão como uma dor de cabeça. Será apenas uma manifestação natural e que jamais será extinta, pois é um processo humano se comunicar, interagir, comentar, concordar ou discordar de ações, palavras e atitudes.
Como os funcionários de um modo geral podem usar a rádio peão?
O funcionário precisa estar atento às notícias veiculadas pela rádio-peão. Muitas vezes ele precisa checar se a informação divulgada é verdadeira ou não. O rumor atende ao que chamamos a uma condição natural do ser humano de querer saber o que está acontecendo e procurar meios para sua segurança. Já cansei de ver pessoas com crises profundas, estresse e sintomas péssimos de saúde por ouvirem notícias que não eram verdadeiras. A rádio-peão pode gerar prejuízos para a empresa, porque dá mais atenção à fofoca do que ao trabalho. E a solução para combater a fofoca parece simples: ser mais rápido do que ela, com uma comunicação interna eficiente e que tenha foco no trabalho.
Muitas vezes a rádio peão é mais rápida e eficiente do que os comunicados oficiais sobre demissões ou contratações. Por que isso acontece?
Porque a notícia vaza em algum momento do processo: seja quando for desenhado o layout do comunicado ou quando ele for traduzido ou até durante sua aprovação. Neste trajeto, a informação passa por diversas áreas, diversas mãos. O importante é manter o sigilo, envolver poucas pessoas e ter um processo estruturado. A rádio-peão é uma realidade que não deve ser preocupação quando a comunicação entre todos na empresa, especialmente na direção, for clara, definida e sem segredos e meias-palavras. Toda vez que a comunicação acontecer assim, verdadeira e sem rodeios, a rádio-peão será um termômetro que não sinaliza febre, mas temperatura ambiente, normal e equilibrada.
A rádio peão atrapalha o trabalho do RH?
Quando se fala em comunicação interna se fala em compromisso, comprometimento. Nisso não podemos deixar de comentar sobre o papel das chefias e gerências no processo. Elas são partes fundamentais e devem ser os primeiros a se preocuparem com a comunicação interna, não deixando a responsabilidade apenas a cargo do RH. A responsabilidade é de todos. Comunicar, clara e indistintamente, é uma obrigação da empresa, pois assim pode tornar seus colaboradores comprometidos e engajados no objetivo da empresa. Até porque hoje, no mundo dos negócios, a palavra parceria é fundamental.